Gestión del plan de cuentas

En esta pantalla usted define qué cuentas contables usará su organización en el período fiscal con el que inició sesión: desde las grandes partidas (Activos, Pasivo, Ingresos…) hasta las cuentas concretas donde se registrarán cobros, pagos y gastos del condominio.

Al terminar esta guía sabrá cómo buscar una cuenta, crear subcuentas bajo una partida existente y corregir o eliminar cuentas cuando su rol lo permita.

Vista general del módulo

El diagrama resume cómo funciona la pantalla en un solo lugar: requisitos previos, búsqueda y filtros, acciones sobre cuentas (alta, edición, eliminación), exportar el plan y la relación con Tipos de movimiento. En eliminar, el sistema puede pedir dos confirmaciones si la cuenta está en la Configuración de Asientos. Los apartados siguientes detallan cada paso.

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Antes de empezar

• Abra Contabilidad › Cuentas › Plan de cuentas (si no ve el menú, su rol no tiene permiso; pida acceso al administrador).
• Verifique que al entrar a Sv3Next eligió la organización y el período fiscal correctos: todo lo que ve aquí pertenece a ese período.
• Si va a vincular una cuenta a una persona fija (por ejemplo un copropietario), registre antes a esa persona en Persona › Personas.

Las seis cuentas principales (nivel 1)

Al inicio del plan suele existir un máximo de seis cuentas de primer nivel, con códigos del 1 al 6:

Cuando las seis ya están creadas, el botón cuenta nivel 1 queda deshabilitado: para seguir armando el plan use el icono + en la fila de Activos, Gastos, etc.

Cómo está organizada la pantalla

Todo se hace en un solo lugar:

1. Arriba: búsqueda por código o nombre y Filtrar por (niveles 1 a 4 en cascada).
2. Segunda fila: Tipo interno y, a la derecha, cuenta nivel 1, Actualizar, PDF y Excel.
3. En el medio (cuando corresponda): formulario para agregar o editar una cuenta.
4. Abajo: tabla paginada con las cuentas que coinciden con los filtros activos.

Cuando guarda o elimina con éxito, la tabla se actualiza y el formulario se cierra solo.

Columnas de la tabla

Qué significa el «nivel» en la tabla

Las cuentas de nivel 5 son las que más adelante elegirá en tipos de movimiento, cobranzas y presupuesto de cuotas.

Actualizar y exportar

Buscar y revisar cuentas

1. Abra Contabilidad › Cuentas › Plan de cuentas.
2. En Buscar en plan de cuentas, escriba parte del código o del nombre si ya conoce la cuenta.
3. Para acotar por rama del plan, use Filtrar por:
   • Primero elija una cuenta de nivel 1 (por ejemplo 6 — Gastos).
   • Si necesita más detalle, abra los desplegables de nivel 2, 3 o 4 (cada uno depende del anterior).
4. En la segunda fila, opcional: en Tipo interno filtre por clasificación (por ejemplo cuentas de disponibilidad).
5. Si hay muchas filas, cambie cuántas ver por página (10, 25, 50 o 100) al pie de la tabla.
6. Pulse Actualizar si necesita refrescar los datos sin salir de la pantalla.

Pulse el nombre de una cuenta o el icono del lápiz para abrir su ficha de edición.

Crear una cuenta de primer nivel (Activos, Gastos, …)

Use esto solo cuando aún falta alguna de las seis partidas principales (códigos 1 a 6).

1. Pulse cuenta nivel 1 (en la segunda fila de filtros, junto a Tipo interno).
2. Si el sistema le pide elegir Código nivel 1, seleccione la partida que falta (1 Activos, 2 Pasivo, etc.).
3. Escriba el Nombre (por ejemplo «Gastos de condominio» o el texto que use su contador).
4. Pulse Guardar.

El sistema completa automáticamente el resto de datos contables de esa partida.

Crear una subcuenta bajo una cuenta existente

La forma habitual de armar el plan es ir profundizando desde Activos, Gastos, etc.

1. Localice en la tabla la cuenta padre (por ejemplo un grupo dentro de Gastos).
2. Pulse el icono + al final de esa fila (solo aparece si la cuenta no es de nivel 5).
3. Verá el nombre y código del padre; confirme que es la rama correcta.

Si la nueva cuenta es de nivel 2, 3 o 4 (agrupación)

• Escriba el Nombre de la subcuenta.
• Pulse Guardar.

No necesita elegir moneda ni tipo interno: el sistema usa los valores estándar de agrupación.

Si la nueva cuenta es de nivel 5 (cuenta de detalle)

Complete el formulario:

1. Nombre (obligatorio).
2. Tipo interno: elija la clasificación que indique su contador (no use «Mayor» en cuentas de detalle).
3. Moneda: por defecto la moneda base de su organización; si el tipo es Disponible, puede elegir otra moneda.
4. Actividad financiera: deje «sin actividad» salvo que le indiquen lo contrario.
5. Tercero fijo (opcional): marque la casilla si la cuenta siempre debe asociarse a la misma persona; pulse Buscar, escriba nombre o documento, elija una fila de la lista y luego Guardar.
6. Aplica a condominio (solo organizaciones tipo condominio): marque la casilla si esa cuenta de detalle debe participar en los procesos de condominio que usan este indicador (por ejemplo reparto en cuotas). En la tabla verá Sí o No en la columna Condominio; en niveles 1 a 4 aparece «—».

Modificar una cuenta

1. Pulse el nombre o el icono del lápiz en la fila.
2. Según el nivel:
   • Niveles 1 a 4: solo puede cambiar el nombre.
   • Nivel 5: puede ajustar nombre, tipo interno, moneda, actividad, tercero fijo y, en condominios, Aplica a condominio.
3. Pulse Guardar o Cancelar.

Si la cuenta está en la Configuración de Asientos (plantillas de Tipos de movimiento), el sistema bloquea en nivel 5 el código, el tipo interno y la moneda para no romper la contabilidad ya definida. En ese caso podrá cambiar el nombre, la actividad financiera y el tercero fijo, según el formulario.

Si cierra el formulario con cambios sin guardar, Sv3Next le preguntará si desea salir sin guardar.

Eliminar una cuenta

1. En la fila, pulse el icono de papelera (estará deshabilitado si la cuenta tiene subcuentas debajo; elimine primero las cuentas hijas).
2. Primera confirmación: el sistema pregunta si desea eliminar la cuenta seleccionada (solo es posible si no tiene cuentas hijas). Pulse Eliminar o Cancelar.
3. Tras aceptar, Sv3Next revisa el uso de la cuenta:
   • Con movimientos contables ya registrados — muestra un error (No se puede eliminar: la cuenta tiene registros contables asociados) y no la borra.
   • En Configuración de Asientos (cuentas usadas en plantillas de Tipos de movimiento) — abre una segunda confirmación: indica que al continuar se eliminarán esas referencias y la cuenta. Pulse Eliminar de todos modos solo si su contador lo autoriza; Cancelar deja todo como estaba.
   • Sin esos impedimentos — elimina la cuenta; la tabla se actualiza al instante.
4. Si tras las confirmaciones aparece otro mensaje de error, léalo: puede indicar dependencias adicionales que el sistema no puede resolver solo.

Relación con tipos de movimiento

En Contabilidad › Cuentas › Tipos de movimiento se define qué cuentas del plan usa cada operación del día a día (compras, cobranzas, cuotas, etc.). Las cuentas de nivel 5 de este plan son las que normalmente se seleccionan allí.

Para registrar facturas, recibos o pagos vaya a Movimientos y módulos de cobranza; en Plan de cuentas solo prepara el catálogo.

Si algo no le funciona

Lista de comprobación (condominio)

Antes de facturar cuotas o registrar cobranzas, conviene tener:

• Período fiscal correcto al iniciar sesión.
• Las seis partidas principales (1–6) o las que use su contador.
• Cuentas de caja y banco (detalle, tipo Disponible si aplica).
• Cuentas de cuentas por cobrar a copropietarios.
• Cuentas de ingresos y gastos acordes al presupuesto del condominio.
• Tipos de movimiento apuntando a cuentas de detalle válidas.

Siguiente paso: Personas e inmuebles y luego Primer ciclo de cuota.